ウォーターサーバーの水の補給係は誰か？

他社が主催事務局を行う夏場の講演会イベント。弊社は出展クライアントのステージ進行の依頼で現場に入っていた時のことです。

開催日近辺は連日猛暑となっており、熱中症対策の一環としてウォーターサーバー7台が設置されていました。
猛暑の影響もありウォーターサーバーの水の減りが早く、昼過ぎの段階でウォーターサーバー内の水が空になってしまっておりました。
担当範囲外のことを勝手に行う訳にもいきませんので、
現場の運営担当者に「ウォーターサーバーの水が切れていますよ」とアドバイスしたところ
・誰が水の残量をチェックするのか？
・誰が水を補給するのか？
・機材を撤去するなら、誰が行うのか？
・それらの判断を誰が下すのか？
など、全く誰も分からない状況であることが発覚しました。
その結果、来場したお客様は
紙コップを手に取るも水が出ないことに気づき
紙コップを捨てる場所も見つからないため、
空の紙コップを手にしたまま、着席するような状況になっていました。

弊社が運営の段取りから関わるのであれば、ウォーターサーバーひとつ設置するためにも担当者と担当範囲を明確に決め、あらゆるイレギュラーに対応できるように細かなシミュレーションを行い、それをマニュアルに記載するようにしています。